Närvarande: Krister Wessmark OKF,
Annika Wessmark OKF,
Ordföranden,
1.
Val av styrelse: ordförande, sekreterare samt
vice ordförande. Sittande är
2. Närvarolista skickades runt.
3.
Kallelse och dagordning godkändes. Tvåstads maillista bör dock gås igenom då ett antal adresser ej stämmer, uppdrag ges till denna listas administratörer,
4. Föregående års protokoll gick igenom. Det framkom inte några särskilda synpunkter från de närvarande ang t ex GÄM-mästerskapens avskaffande.
5. - Redogörelse från förra årets (2011) års verksamhet.
Ungdomsserien: 760 starter (2010:758, 2009:819, 2008:777, ……..) Antal starter korrigerat 2012-03-21 av Per I
Tränings-OL 2130 starter (2010:1930, 2009:1650, 2008:1600,……..) Antal starter korrigerat 2012-03-21 av Per I
- Det informerades också om projekt Checkpoint 2011 (rekrytera, behålla orienterare) som kommer att fortsätta som projekt Checkpoint 2012. Flera av klubbarna har jobbat med projektet under året dock kan detta arbete utökas och VSK påtalade att de ämnar intensifiera sitt arbete.
- Det informerades om att man ämnar inom Västergötland skapa kretsledare vars uppgift blir att samordna arrangemang inom de lokala kretsarna.
6. Osäkerhet rådde bland mötets deltagare vad som exakt menades med kolumnen U-serien (Rullande schema över kretsarrangemangen). Enades om att tolkningen är första tävlingen för säsongen. Rättelse 2012-03-21 av Per I: Det är SAKO-seriens banläggarmöte.
- Det framkom önskemål att fler klubbar kunde vara intresserade av att arrangera Kretskavlen. 2012 är det i alla fall TSOK som arrangerar.
- Adresslistan får uppdateras med följande ändringar:
OK Flundrehof Rosenvägen 14 46177 Sjuntorp okflundrehof@hotmail.se
Trollhättans SOK Skidbacksvägen 17, Skidstugan 46158 Trollhättan info@tsok.se
7. – Synpunkter kom fram gällande sena starttider i höstas avseende sista tävlingen och stafetten. Det hann att bli mörkt innan sista löpare/löparna kommit i mål. Enades att starttiderna för hösttävlingarna blir 18:00
- Mötet enades också efter diskussioner när under vår/höst tävlingarna skulle ligga. Mötet bestämde att separera stafetten och prisutdelningen samt att arrangera 3 tävlingar på våren samt stafetten, vilket skulle vara lättare då denna ofta tar längre tid i anspråk och det är ljusare. Tävlingarnas exakta datum och arrangör, se schemat!
- Prisutdelningen tog VSK på sig ansvaret för och bör kombineras med någon kul kringarrangemang.
- Det kom synpunkter på stafettens lagsammansättning då den missgynnar de klubbar med mindre antal ungdomar, alla lag hade inte gått ut på sista sträckorna när vinnarlagen gick i mål
- Vidare så diskuterades det viktiga att behålla kortklasser med samma förutsättningar till priser/poäng som huvudklasserna.
- Vilken
programvara som skall användas vid tävlingarna diskuterades också då det för
vissa hade inneburit stort manuellt arbete att få in startlistor i ”sitt”
program.
- Mötet ansåg att vårens banor bör vara färdiga till nästa års banläggarmöte som bestämdes till måndagen den 2/4, TSOK:s klubbstuga.
- Beslöts att SAKO-träningen tisdag efter påsk (10/4) stryks ur programmet då detta skapar ett merarbete rent organisatoriskt för TSOK som önskar färdigställa efter annandagens tävling dagen innan.
- Mötet beslöt att ta bort VAC-tävlingar ur programmet.
- Alla sprinttävlingar som arrangeras av VSK (Frida City Sprint) kommer under flyttas till onsdagar med start onsdagen 22/8.
- Sylvesterloppet skall tas bort ur programmet då detta ej arrangerats de senaste åren.
8. Så många som möjligt bör gå på detta jaktmöte den 12/3 hos VSK.
9. Inga övriga frågor.
10. Nästa årsmöte hålls enligt schemat den 3/12 kl 19:00 i Gipen:s klubbhus.
Vid pennan
Nedan tillagt 2012-03-21 av Per I:
Rullande schema över kretsarrangemangen
Dag Natt Budkavle Åsmöte Ungd-möte Jaktmöte Sprint
2004 OKF TSOK Gipen TSOK TSOK TSK OKS
2005 KOK OKS TSOK VSK TSOK Jakt Gipen
2006 Alehof Gipen OKS Gipen TSOK TSOK VSK
2007 TSOK Alehof VSK TSK TSOK TSK OKF
2008 OKS TSOK Gipen OKF VSK OKF VSK
2009 Gipen OKF TSOK OKS TSOK TSOK Gipen
2010 VSK Gipen OKS TSOK VSK OKS Gipen
2011 VSK VSK TSOK Gipen
2012 TSOK Gipen VSK VSK
2013 Gipen TSK TSOK TSK